Berencana Mengikuti Tender Proyek? Ketahui Dulu Tahapannya!

Berencana Mengikuti Tender Proyek? Ketahui Dulu Tahapannya!

Istilah tender memang tidak asing digunakan oleh perusahaan untuk mendapatkan sebuah proyek. Untuk mengambil tender suatu proyek tidaklah mudah karena ada beberapa tahapan tender proyek yang perlu Anda lakukan terlebih dahulu.

Selain itu, tidak semua orang bisa mengikut tender karena ada syarat-syarat tertentu yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin mengikuti tender. Lalu, apa saja syarat dan tahapan yang harus dilakukan untuk mendapatkan tender proyek? Berikut penjelasannya!

Bagaimana Syarat Mengikuti Tender Proyek?

Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, tender merupakan sebuah metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang/ pekerjaan konstruksi/ jasa lainnya. Jika di dalam pemerintahan, tender telah diatur secara resmi oleh Peraturan Presiden tersebut.

Sedangkan di luar proyek pemerintahan, tender dapat diartikan sebagai tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga.memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa yang diberikan oleh perusahaan swasta kepada perusahaan-perusahaan lainnya.

Peserta tender itu sendiri dapat diikuti oleh badan usaha, baik, mikro, kecil, menengah, hingga badan usaha besar yang telah memiliki legalitas. Adanya tender ini akan memberikan prioritas kepada penyedia produk lokal atau pelaku UKM.

Untuk mengikuti tender, maka terdapat beberapa persyaratan yang perlu diketahui untuk memudahkan proses pemilihan oleh badan pengawas tender yang bersangkutan. Berikut penjelasannya:

1. Kelegalan perusahaan

Pastikan perusahaan Anda legal untuk mengikuti tender. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

2. Mencari Informasi pengadaan

Selanjutnya Anda bisa mulai mencari informasi terkait pengadaan. Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan portal e-procurement milik pemerintah daerah atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti Eproc.

3. Pastikan proposal penawaran harga sesuai

Selanjutnya, Anda perlu mempelajari lebih dalam apakah proposal penawaran sesuai dengan harga? Pastikan Anda juga memperhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta. Periksa dokumen lelang atau tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan.

4. Teliti dalam pengisian dokumen penawaran

Tidak terburu-buru dan teliti dalam melakukan pengisian dokumen penawaran. Selain itu, perhatikan instruksi yang diberikan serta tidak mengubah setiap deskripsi dalam dokumen tersebut.

5. Tidak mengintimidasi peserta tender lain

Sebagai sesame peserta tender, Anda juga tidak perlu mengintimidasi peserta tender lainnya. Maka, penting bagi peserta tender untuk saling menghormati dan berlaku sopan.

6. Menyediakan barang dan jasa sesuai dokumen penawaran

Jika Anda berhasil memenangkan tender tersebut, maka berikanlah barang dan jasa yang sesuai dengan kualitas, tipe, jenis, maupun jumlah yang sesuai dengan dokumen penawaran yang telah Anda buat.

Tahapan Tender Proyek

Setelah mengetahui bagaimana persyaratan untuk menjadi peserta tender, maka berikutnya Anda perlu mengenali tahapan tender proyek yang akan Anda jalankan. Berikut adalah tahapan umum yang perlu Anda ketahui dalam tahapan tender proyek :

1. Vendor mendapat undangan untuk mengikuti tender

Vendor-vendor yang bisa mengikuti tender ialah yang mendapatkan undangan dari pihak penyelenggara. Bagi vendor yang terbiasa mengikuti tender biasanya juga sering berkesempatan mendapatkan undangan.

Akan tetapi perusahaan bisa saja mengundang perusahaan lainnya untuk ikut tender meskipun sebelumnya belum pernah mengikuti tender.

2. Penjelasan terkait tender

Tahap selanjutnya adalah penjelasan tender dari pihak penyelenggara yang dilakukan secara terbuka, seperti penjelasan tentang penilaian, syarat, hingga tekniknya.

Untuk bisa ikut tender, maka perusahaan yang mendapatkan undangan juga harus memenuhi syarat legalitasnya, seperti dengan menyiapkan copy akta notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan syarat administrasi lainnya

3. Pengajuan proposal teknis

Selanjutnya ialah pengajuan proposal teknis yang dilakukan oleh penyedia tender. Untuk proyek yang dianggap kecil nominalnya, maka penyedia tidak dikenakan biaya tender, begitu sebaliknya.

4. Presentasi proposal

Proposal yang telah sesuai dengan ketentuan penyelenggara, maka akan mendapatkan undangan untuk melakukan presentasi proposal di hadapan tim penyelenggara terkait penawaran harga dan produk yang ditawarkan.

5. Pengumuman hasil presentasi

Setelah melakukan presentasi, maka pihak penyelenggara juga akan memberikan pengumuman terkait hasil presentasi tender yang akan disampaikan ke setiap perusahaan. Bagi vendor yang lolos, maka nantinya akan diundang lagi menuju tahap selanjutnya yaitu tahap auction dengan memasukkan harga.

6. Tahap auction

Aution merupakan tahap terakhir dimana pihak penyelenggara akan mencari dan memilih pemenang tendernya. Hal ini biasanya dilihat dari harga dan produk terbaik yang ditawarkan. Bagi vendor yang telah memenangkan proyek ini, maka akan diberikan agreement untuk melaksanakan proyek.

Bagi Anda yang telah memenangkan tender, maka Anda berarti berhasil menyelesaikan tahapan tender proyek dengan sukses. Akan tetapi Anda berarti harus bertanggung jawab untuk melaksanakan proyek tersebut.